Rapporteren en verantwoorden

De programmadirectie van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP) rapporteert aan het programmabestuur over de voortgang. Dit gebeurt elk kwartaal via de programmarapportage (Q-rapportage). Daarnaast stelt het HWBP jaarlijks een jaarbericht op.

Wat is de Q-rapportage?

De Q-rapportage heeft als doel om de voortgang (tijd en scope) en financierbaarheid (geld) in het huidige jaar te laten zien en doorkijk van het HWBP-programma tot 2050 te geven, ten opzichte van de gestelde doelen en ambities. Het doel van het HWBP is om alle dijken in 2050 aan de norm te laten voldoen, zoals afgesproken is in het Bestuursakkoord Water.

Om dit doel te bereiken heeft de alliantie HWBP twee ambities: om gemiddeld 50 kilometer dijk per jaar te laten voldoen aan de norm, en om dit te bewerkstelligen met de gemiddelde kosten van € 7,0 miljoen per kilometer (prijspeil 2014). Bij het signaleren van afwijkingen op de gestelde ambities treffen we, waar mogelijk, beheersmaatregelen om bij te sturen.

Hoe komt de Q-rapportage tot stand?

Projectteams van een waterbeheerder (waterschap of Rijkswaterstaat) leveren elk kwartaal hun projectrapportages aan bij de programmadirectie. Hierin geven zij eventuele gewijzigde prognoses van hun projecten af voor:

  • planning: halen de projecten de afgesproken mijlpalen?
  • scope: verandert het aantal kilometers traject dat moet voldoen aan de norm?
  • geld: wordt een project duurder of goedkoper?

Omdat de HWBP-projecten van Rijkswaterstaat een andere manier van financiering kennen, leveren deze projectteams alleen gewijzigde prognoses af voor de planning en scope.

Daarnaast leveren de projectteams van elke beheerder één keer per jaar, in plaats van de projectrapportages, een Verzoek tot Wijziging (VtW) aan. Hierin doet een projectteam een voorstel voor vernieuwde afspraken voor het vervolg  van een project. Het HWBP heeft daarvoor het VtW-formulier ontwikkeld. In het formulier ligt de nadruk op de mutaties in scope, tijd en geld ten opzichte van de gemaakte afspraken. Daarbij hoort een duidelijke toelichting van de oorzaak van de mutatie.

Bekijk het Verzoek tot Wijziging formulier

De programmadirectie analyseert de gegevens van de projectrapportages en het VtW-formulier op volledigheid, duidelijkheid en integraliteit. Waar nodig vraagt zij om aanvullende informatie. De VtW-formulieren van de waterbeheerders vormen de basis voor het opstellen van de programmering van het HWBP en de programmarapportage. Deze rapportages gaan via het managementteam van de programmadirectie en het afstemoverleg (AO) naar het programmabestuur HWBP. Daarnaast gaat twee keer per jaar een programmarapportage naar de Minister van Infrastructuur en Waterstaat.

Wat doet de programmadirectie HWBP binnen het verantwoordingsproces?

De programmadirectie HWBP bewaakt de voortgang van het programma. Dat doet de programmadirectie door informatie over de voortgang systematisch, eenduidig en periodiek te verzamelen en te analyseren. Op het moment dat de programmadirectie risico’s voor het programma signaleert, proberen zij samen met de alliantiepartners hiervoor beheersmaatregelen te vinden en te implementeren. We hanteren daarbij de alliantieprincipes, zoals solidair, best for program en betrouwbaar.

Jaarbericht

In het jaarbericht staat welke voortgang de alliantie in een bepaald jaar heeft gemaakt met de uitvoering van het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Wij beschrijven de resultaten (opgave en financiën) en gezamenlijke thema’s als samenwerking, innovatie, duurzaamheid, communicatie en de ontwikkeling van ons de lerende alliantie.


> Naar de hoofdpagina 'Werkwijze'