Vaststellen subsidies

Deze pagina beschrijft de werkwijze voor het verlenen en vaststellen van subsidies voor reguliere projecten (niet innovaties). Aan het begin van een projectfase van een HWBP project, wordt een subsidie verleend, en wordt tevens veelal een voorschot verleend. Na afronding van de fase wordt de subsidie definitief vastgesteld. De subsidie is dan definitief en kan niet meer gewijzigd worden.

Op deze pagina komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • Een uitleg over het moment van indienen van de subsidieaanvragen voor verlenen en vaststellen en hoe deze samenhangen
  • Een beschrijving van de eindverantwoording die door een project wordt opgesteld aan het einde van de fase.
  • Een uitleg over de informatie die in een aanvraagbrief voor de subsidievaststelling en subsidieverlening moet staan.

Status van deze werkwijze

Deze werkwijze betreft een werkafspraak in aanvulling op de bepalingen in de subsidieregeling. Dit is de eerste versie van de beschrijving van de werkwijze. Begin 2021 wordt de werkwijze bijgesteld op basis van de ervaringen.

Moment van indienen aanvraag

  1. Tegelijk: De aanvraag voor vaststelling van de subsidie van de afgeronde fase, wordt in principe tegelijk ingediend met de subsidieaanvraag voor het verlenen van de volgende fase. Op deze wijze kan de integraliteit tussen de fases het beste worden beoordeeld. Ook kan worden beoordeeld of er activiteiten van de afgeronde fase zijn doorgeschoven naar de volgende fase en correct zijn verrekend.
  2. 6 maanden: Zowel de aanvraag voor subsidievaststelling als de aanvraag voor subsidieverlening van de vervolgfase wordt uiterlijk 6 maanden nadat het hoofdproduct opgeleverd ingediend.

Onderbouwd afwijken is in overleg met begeleidingsteam mogelijk (comply or explain).

NB. Bij de overgang tussen voorverkenning en verkenning is expliciet in de regeling opgenomen dat de aanvraag voor vaststelling van de voorverkenning ontvangen moet zijn voordat de subsidie voor de verkenning verleend kan worden. Hier geldt derhalve geen comply or explain.

Toelichting

  • De subsidieregeling bepaalt dat een aanvraag voor subsidieverlening moet worden ingediend voordat de activiteiten van een projectfase zijn afgerond. De aanvraag voor subsidievaststelling moet uiterlijk 6 maanden na voltooiing van de projectfase worden ingediend. Voor de afronding van de fase is een eindverantwoording nodig om te beoordelen of de activiteiten en resultaten, waarvoor subsidie verleend is, uitgevoerd en geleverd zijn. Die eindverantwoording is ook nodig voor het verlenen van subsidie voor de volgende fase als onderbouwing voor de geplande activiteiten en kosten. Ook kan op die manier beoordeeld worden of er dubbelingen tussen de fases zitten.

De samenhang tussen de projectfases en de subsidie kan het beste geborgd worden als de aanvraag voor subsidievaststelling van de afgeronde fase tegelijk wordt ingediend met de aanvraag voor subsidieverlening voor de volgende fase. De 6 maanden termijn geldt daarmee ook voor de subsidieverlening voor de volgende fase.

  • Het kan voorkomen dat het gezamenlijk aanvragen van de subsidieverlening en subsidievaststelling tot bezwaren leidt vanuit het project. Daarom kan onderbouwd worden afgeweken van het tegelijk indienen (comply or explain). Het project stemt hierover tijdig af met het begeleidingsteam van de PD HWBP.
  • De aanvraag voor subsidievaststelling van de realisatiefase dient binnen 6 maanden na voltooiing van de fase plaats te vinden. Dat wil zeggen oplevering van het project. De dijk veilig verklaring is als mijlpaal leidend voor de rapportage over de voortgang van het HWBP, maar is dus niet de mijlpaal die de start van de 6 maanden bepaalt. Hierdoor hebben projecten meer tijd om de aanvraag tot subsidievaststelling in te dienen.

Na afronding van een projectfase legt een project verantwoording af over de behaalde resultaten en uitgevoerde activiteiten. Het doel hiervan is te kunnen bepalen of de resultaten en activiteiten waarvoor subsidie verleend is, ook zijn geleverd en uitgevoerd. Het gaat om een inhoudelijke verantwoording, en niet om een financiële verantwoording.

Het moment van de eindverantwoording kan ook  worden benut als reflectiemoment, om het lerend vermogen van de alliantie te vergroten. Hieronder wordt per fase benoemd welke onderwerpen opgenomen dienen te worden in de eindverantwoording. Het detailniveau van de eindverantwoording is onderwerp van gesprek tussen het begeleidingsteam en het projectteam.

1. Geef inzicht in/een overzicht van:
- de behaalde resultaten i.r.t. oorspronkelijke PvA

  • Voorverkenning: nadere veiligheidsanalyse
  • Verkenning: sober en doelmatig VKA (of financiering voor meerkosten)
  • Planuitwerking: goedgekeurd PPWW met sober en doelmatig ontwerp maatregel (of financiering voor meerkosten)
  • Realisatie: dijk veilig

- de uitgevoerde activiteiten i.r.t het oorspronkelijke PvA
- de werkelijke kosten van de projectfase

2. Zijn er zaken anders gelopen dan je destijds had bedacht: zaken die zijn vervallen, extra nodig bleken of anders ingevuld?
3. Evalueer de uiteindelijke planning
4. Evalueer de (opgetreden en niet-opgetreden) risico’s
5. Geef inzicht in het detailniveau van uitwerking in relatie tot het oorspronkelijke plan van aanpak
6. Toon aan hoe de kwaliteitsborging is geweest, ook in relatie tot de voorziene kwaliteitsborging in het plan van aanpak
7. Toon aan hoe is omgegaan met eventuele voorwaarden in de subsidiebeschikking, en aandachtspunten uit de aanbiedingsbrief bij de subsidieverlening.
8.Welke leerervaringen zijn opgedaan die de moeite waard zijn om te delen in de HWBP-alliantie?
9. Hoe is omgegaan met de ontwikkelthema’s binnen het HWBP? (toepassing nieuwe kennis & innovatie, duurzaamheid en ruimtelijke kwaliteit, marktsamenwerking, communicatie en kwaliteitsborging)

Vereisten aan aanvraagbrief subsidieverlening en –vaststelling

De volgende onderdelen dienen opgenomen te zijn in een aanvraagbrief voor subsidieverlening en – vaststelling.

Subsidieverlening

Subsidievaststelling

Projectcode en projectnaam

Projectcode en projectnaam

-

Kenmerk en datum van de ontvangen subsidiebeschikking, waarop aanvraag tot vaststelling van toepassing is

Fase waarvoor subsidie wordt gevraagd

Fase waarvoor subsidievaststelling wordt gevraagd

Het programma waarop het project vermeld staat

Het programma waarop het project vermeld stond

Verwijzing naar Plan van aanpak, datum en  kenmerk

Verwijzing naar de mee te sturen  eindverantwoording over de activiteiten/resultaten van de afgelopen fase en het oorspronkelijke plan van aanpak (zie voor inhoud eindverantwoording de tekst hierboven)

De scope van het project (aantal meters dijkversterking en aantal kunstwerken), indien van toepassing aangeven als er iets bijzonders aan de hand is met de scope, bv tussenvakken of nog niet beoordeelde trajecten

de scope van het project (aantal meters en aantal kunstwerken), indien van toepassing aangeven als er iets bijzonders aan de hand is met de scope

De hoogte van het aangevraagde subsidiebedrag

De hoogte van het vast te stellen subsidiebedrag, indien van toepassing aangeven waarom vast te stellen subsidiebedrag afwijkt van subsidieverlening

Welk voorschot aangevraagd wordt (bedrag(en) en jaartal(len))

Welke voorschotten ontvangen zijn (bedrag(en) en jaartal(len))

Planning op hoofdlijnen

Datum fase afgerond, indien van toepassing onderbouwen waarom is afgeweken van de indieningstermijn van 6 maanden na beëindiging fase voor de vaststelling van de subsidie

Welke resultaten in de fase bereikt worden

Verwijzen naar eindverantwoording over welke resultaten in de fase bereikt zijn, indien van toepassing aangeven waarom deze afwijken van vooraf opgegeven te bereiken resultaten en wat dit betekent voor het subsidiebedrag

(Bestuurlijke) ondertekening, conform mandaatregels waterschap

(Bestuurlijke) ondertekening, conform mandaatregels waterschap

-

Indien het afronding realisatiefase betreft, ook dijkveilig-verklaring meesturen

Meer weten over subsidieaanvraag?

Neem contact op met de programmabegeider van de programmadirectie.