Kleine projecten/fastlane en subsidie

Voor kleine projecten is er ruimte om de administratieve druk en eisen vanuit de subsidieregeling te verminderen. Dat kan op verschillende manieren binnen de Regeling subsidies waterveiligheid (hierna: Regeling): door het detailniveau van producten en rapportages op de grootte van de projecten af te stemmen en via een fastlane-aanpak.

Er zijn verschillende manieren om de aanpak toe te snijden op kleine projecten.

Denk aan:

  • SSK-raming op minder gedetailleerd niveau
  • geen PPI-planning als er weinig tijdsrisico’s zijn
  • beknopter plan van aanpak
  • toegesneden begeleidingsagenda
  • het benutten van de fastlane-mogelijkheid

Een aantal vereisten zal ook bij kleine projecten noodzakelijk blijven:

  1. Eenduidige veiligheidsopgave vaststellen en afgewogen Voorkeursalternatief opstellen (geaccordeerd in het AB )
  2. Aantonen dat een ontwerp sober en doelmatig is
  3. Driemaandelijkse verantwoording en prognose in Q-rapportage 
  4. Juridische borging van de te nemen ingreep in het Projectplan Waterwet (PPWW) of waterwetvergunning voor c-keringen, t.z.t. projectbesluit Omgevingswet

Wat is de fastlane-procedure?

Een fastlane-procedure is een procedure, waarbij een beheerder bij kleine en eenvoudige maatregelen, bij aanvang van het project of een fase, afspraken kan maken met de programmadirectie HWBP om de subsidieaanvragen voor de verkenningsfase, planuitwerkingsfase en/of de realisatiefase te combineren en gelijktijdig in te dienen. Het volgen van een dergelijke procedure is op grond van de subsidieregeling al mogelijk, maar verdient verduidelijking.

Wat staat er in de regeling?

Met het oog op de doelmatigheid en het beperken van administratieve lasten kan een beheerder bij kleine en eenvoudige maatregelen bij aanvang van het project afspraken maken met het programmabureau om de subsidieaanvraag voor de verkenningsfase, planuitwerkingsfase en realisatiefase te combineren en gelijktijdig in te dienen. Het gaat om eenvoudige projecten, waarbij bijvoorbeeld geen m.e.r.-plicht geldt, de uitvoeringsduur korter is dan een jaar, er geen inpassingsalternatieven zijn en geen kabels en leidingen hoeven te worden verlegd, waarvan de totale te subsidiëren kosten relatief gering zijn en waarvan de beheerder bij de aanvang van het project aantoont dat er slechts één kansrijke oplossing aanwezig is.

Toepassing en voorwaarden

Voor kleine eenvoudige projecten. Voorbeelden van wat onder eenvoudig kan worden verstaan staan in de regeling genoemd. Bij een aanvraag voor een fastlane project wordt de beheerder gevraagd om aan te tonen of, en waarom het logisch en verstandig is om een fastlane procedure toe te passen.

Vragen die daarbij dienen te worden beantwoord zijn:  

  • Zijn de risico’s in beeld en beheersbaar voor het hele fastlane-traject?
  • Betreft het een klein project? (orde grootte 1 miljoen euro)
  • Betreft het een eenvoudig project, met maar 1 oplossing, dus een stabiele scope?
  • Zijn er geen inpassingsalternatieven?
  • Is de uitvoeringsduur beperkt (realisatie korter dan 1 jaar?)
  • Is er geen m.e.r. nodig?
  • Hoeven er geen kabels en leidingen te worden verlegd?
  • Is er genoeg zekerheid over de opgave en de aanpak van de fases om deze samen te voegen?

Bij de subsidieverlening kunnen deze voorwaarden expliciet in de aanbiedingsbrief worden opgenomen. De subsidie wordt dan verleend, met deze voorwaarden. Indien bij uitvoering blijkt dat niet aan de voorwaarden wordt voldaan of een fase niet wordt uitgevoerd, kan de subsidie moeten worden gewijzigd respectievelijk lager worden vastgesteld.

Welke combinaties mogelijk?

In de regeling wordt voor fastlane gedoeld op de combinatie van alle drie de fasen (verkenning, planuitwerking en realisatie) ineen. Daarbinnen zijn ook andere combinaties mogelijk, bijvoorbeeld de combinatie van alleen de Planuitwerking en Realisatiefase (als de scope in de verkenning nog stabiel moet worden) of Verkenning en Planuitwerking samen en de realisatiefase apart.

De regeling biedt de mogelijkheid om herijking na gunning in een gecombineerde Plauitiwerking- en realisatiefase te doen, want er wordt verwezen naar de fase waarin gunning van het werk plaatsvindt, niet expliciet naar ‘realisatiefase’

Op welk moment kan aanvraag worden ingediend?

Hiervoor geldt het zelfde principe als bij reguliere projecten: er wordt aangevraagd op basis van voorcalculatie, dus voorgestelde activiteiten zijn nog niet afgerond.

Als blijkt dat het in de verkenning pas duidelijk wordt of een project echt eenvoudig is, verdient het aanbeveling om de verkenning apart aan te vragen en pas een fastlane voor de planuitwerking en realisatie samen te nemen. Bij deze afweging tussen zorgvuldigheid en doelmatigheid wordt het begeleidingsteam graag tijdig betrokken.

Als het plan van aanpak voor de planuitwerking en realisatiefase samen worden getoetst, kan de realisatiefase pas beschikt worden als er een goedgekeurd Projectplan waterwet ligt. Voor dat deel wordt er na de toets een zgn. tussentijdse afspraak gemaakt, die na goedkeuring van het PPWW naar een beschikking wordt omgezet. Voorbeeld Vianen en Lauwersmeerdijk. De voorwaarde van een goedgekeurd PPWW kan niet vervallen.

Voor- en nadelen

Voordelen hangen samen met het beperken van administratieve last voor het opstellen van een plan van aanpak en verantwoording per fase (voor de beheerder) en separate subsidieverlening en –vaststelling (voor de programmadirectie).

Als de scope echter nog niet stabiel is, kan het raadzaam zijn om de verkenning nog separaat uit te voeren en pas voor planuitwerking en realisatie een fastlane-procedure uit te voeren.

Ook wanneer het lastig is om de risico’s voor de gehele looptijd van een project te overzien kan het verstandiger zijn om af te zien van een fastlane-procedure.

Werkwijze

In de regeling staat dat de aanvragen voor de verschillende fasen gecombineerd ingediend kunnen worden. Aandachtspunten daarbij zijn:

  • De kosten moeten wel aan een specifieke fase worden toegerekend;
  • Aandacht voor concrete resultaten van alle fases (te benoemen in PvA en ook in beschikking, zodat hier bij vaststelling op getoetst kan worden)

Het verdient aanbeveling om de verlening en vaststelling door de programmadirectie voor zover mogelijk ook te combineren en daar eenduidig in te handelen. Daarmee worden ook de administratieve lasten bij de programmadirectie beperkt.

Veel gestelde vragen

  1. Moet er dan wel een heel PvA worden ingediend? Ja maar voor het geheel
  2. Is er een SSK-raming nodig? Ja, in elk geval de systematiek aanhouden, die kun je vervolgens zo gedetailleerd en zo globaal maken als nodig is.
  3. Is een PPI-planning nodig: wel een duidelijke planning, geen probabilistische doorrekening van de risico’s op de planning. Dit is gezien de beperkte doorlooptijd niet zinvol.
  4. Is er een risicodossier nodig? Ja

Voorbeelden fastlane projecten

  • De Stelt, Nijmegen WSRL
  • Waaiersluis HDSR
  • Zettingsvloeiing, HD
  • Kanaal door Zuid Beveland, Scheldestromen
  • Kunstwerken Noordoostpolder, Zuiderzeeland
  • Twentekanaal WRIJ: voor innovatie verkenning apart, wel combinatie planuitwerking en realisatiefase. Daarnaast fastlane voor kleine toevoeging van 200 meter via fastlane beschikt.